1-1. 구성의 준비

비즈니스에서 글쓰기를 이해한다

비즈니스 글쓰기의 목적

비즈니스 커뮤니케이션에는 전달자, 수신자, 주제, 답변(주제에 대한 설명), 기대하는 반응이 있다. 전달자와 수신자 사이 문서에는 주제가 존재한다. (ex. 신제품 시장 점유율 신장 보고서 작성) 보고서에 대한 답변은 보고 내용, 제안서라면 제안 내용, 의뢰문이라면 의뢰 내용이 답변이 된다. 답변을 제시한 뒤 수신자에게 원하는 반응과 행동을 이끌어내는 것이 바로 기대하는 반응이다. (ex. 좋았어. 보고대로 진행해주게)

 

글을 쓰기 전에 조심할 함정

• 무엇에 대해 쓸지 주제가 애매한 경우 무엇을 답변으로 할지 고민스럽다.
• 무엇을 위해 써야하는지, 즉 기대하는 반응이 불분명한 경우
  어떤 반응을 기대할지 인지하지 못한 채 답변을 어떻게 정리할지 고민스럽다

→ 주제와 기대하는 반응이 애매하면 글쓰기 자체가 목적이 되고, 핵심이 빠진 허술한 문서가 완성된다.

 

 

커뮤니케이션 설정을 확인한다. (중요!)

주제, 기대하는 반응, 읽는 사람, 쓰는 사람 ⇒ 무엇에 대해, 무엇을 위해, 누가 누구에게 쓰는가?(문서 작성의 기본 요소)

글 쓰는 사람은 답변에 무엇을 담고, 어떻게 구성할지 보다 주제와 기대하는 반응을 중심으로 커뮤니케이션 설정을 확실히 해야한다.

 

주제확인: 몇 가지의 어떤 질문으로 바꿀 수 있는가?

주제는 무엇을 써야할지 명확하게 구체적으로 표현해야 한다. → 주제를 상대에게 답변해야할 질문으로 바꿔보면 파악하기 쉽다.

주제를 질문으로 바꾸어보면 문서에는 '질문에 대한 답변'을 쓰면 된다.

또한 몇 가지 답변을 준비해야 하고 또 어떤 질문을 중심으로 준비해야할지 파악할 수 있다.

 

기대하는 반응 확인: 읽는 사람이 어떻게 해주기를 바라는가?

결과적으로 전달자가 기대하는 반응이 돌아오지 않으면

업무가 효율적으로 진천되지 못하고, 읽는 사람에게도 비효율적인 커뮤니케이션이다.

 

커뮤니케이션에 따라 기대하는 주요 반응

1. 읽는 사람을 이해시킨다

2. 읽는 사람에게 피드백을 받는다

3. 읽는 사람에게 행동을 취하게 한다

 

기대하는 반응은 되도록 구체적으로 생각한다.

그러면 주제가 여러 질문으로 나뉠 때 어떤 질문을 중점으로 둘지 실마리를 얻을 수 있다.

 

읽는 사람의 확인: 드러나지 않은 검토자가 있는가?

읽는 사람을 확인할 때는 드러나지 않은 검토자의 존재를 주의한다.

드러나지 않은 검토자까지 염두에 두고 문서를 작성하도록 한다.

다음에는 주제에 대해 상대가 관심을 갖거나 우려하는 사항을 점검한다.

읽는 사람이 질문에 대해 어느정도 파악하고 있는지에 따라 질문에 대한 답변을 적을지, 생략해도 좋은지 알 수 있다.

 

쓰는 사람의 확인: 문서 전달자는 누구인가?

문서 전달자 관점에서 무엇에 중점을 두어 설명하고 싶은지에 따라 그에 적합한 정보 전달자를 설정하여 문서를 채운다.

 

 

구성의 윤곽선을 잡는다

구성의 대원칙(도입부+본론)

문서에서 커뮤니케이션 설정을 설명하는 부분이 바로 '도입부'이다.

설득력 있는 도입부의 존재 여부에 따라 상대의 커뮤니케이션 마인드가 달라진다.

도입부에 이어서 주제의 답변을 설명하는 부분은 '본론'으로, 결론과 근거를 논리적이고 이해하기 쉽게 구성하는 것이 관건이다.
→ 상대가 '무엇에 대해, 무엇을 위해, 누가 누구에게 썼는지'를 확실히 이해하게 한다.

 

 

 

출처: <로지컬라이팅>, 비즈니스북스