1-4. 도입부의 구성

도입부의 역할은 읽는 사람으로 하여금 문서의 주제를 알게하고, 본론을 읽게 하기 위한 길잡이이다.

도입부에는 "무엇에 대해, 무엇을 위해, 누가, 누구에게 쓴 것인가" 라는 커뮤니케이션 설정을 설명한다.

1-1. 구성의 준비

 

• 도입부 첫머리에서 '무엇에 대해, 무엇을 위해 이 글을 쓰는가'를 드러낸다.
• 도입부에서 문서의 목적, 필요성, 기대하는 반응 등을 밝힌다.
• 제안서 도입부의 형식적인 인사말은 본론의 길잡이를 전혀 하지 못한다. 인사말 내용에 제안서를 작성한 배경, 제안 내용, 제안의 효과, 제안에 대한 피드백 등을 포함해야 한다.

 

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커뮤니케이션 설정의 공유

• 주제
  읽는 사람은 해당 문서가 무엇에 대해 쓴 것인지를 알 수 있어야 한다. 주제는 답변해야 할 질문이다.
  ex. 주제 → 질문: 베타사에서는 파견 기술자의 능력 향상을 위해 어떤 체제를 갖추고 있는가?
• 기대하는 반응
  읽는 사람의 반응을 확실하게 이끌어내기 위해서는 구체적으로 설명하는게 중요하다.
  ex. 베타사 기술자의 능력 향상을 위한 대책 현황에 대해 보고합니다. (X)
        베타사 기술자의 능력 향상을 위한 대책 현황에 대해 보고하니 읽어주시길 바랍니다. (O)
• 읽는 사람
  읽는 사람이 '나말고 문서를 읽는 사람이 누구지?'라는 의문을 가지지 않게 읽는 사람이 누구인지 설명할 필요가 있다.
• 쓰는 사람
  아무 접점이 없는 상대에게 문서를 발신한다면 쓰는 사람의 자기소개가 필요하다.
  제안하는 사람이 불분명 하면 읽는 사람은 의구심을 품기 마련이다.

 

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읽는 사람의 관점에서 보는 커뮤니케이션 관찰

 

커뮤니케이션 설정을 공유했음에도 읽는 사람이 이런 의문을 품을 수 있다.
그렇기에 읽는 사람의 입장에서 생각하고 답변을 준비하는 과정이 필요하다.

• 왜 이 주제를 설정했는가?
  → 주제 설정의 배경을 설명한다

ex1. 사업부 내에서 제도 개선의 필요성이 제기되고 있습니다.
ex2. 귀사에서는 2015년도 중점 과제 중 하나로 대리점 육성을 내걸고 이번부터 우수 판매 대리점 시상식을 감사 표명의 자리로 삼고자 함을 잘 알고 있습니다. 뿐만 아니라 실적 향상 의지를 고취하는 기회로 만들고자 함도 잘 알고 있습니다.

• 왜 이 반응을 취해야 하는가?
  → 읽는 사람이 반응을 취할 때 이점과 취하지 않을 때 리스크를 점검한다

ex. 판매・애프터서비스의 중요한 기능을 담당하고 계신 대리점 여러분들과 함께 현 상황을 이겨나갈 수 있도록 V21 프로젝트에 협력해주시기를 부탁드립니다.

• 왜 쓰는 사람이 이 사람인가?
  → 쓰는 사람이 정보를 전달하는 이유를 설명한다
• 왜 읽는 사람이 이 사람인가?
  → 읽는 사람에게 이 글을 전달하는 이유를 설명한다
• 답변에 대해 미리 파악해둘 점은 없는가?
  → 읽는 사람이 미리 파악하면 본론을 더욱 정확히 이해할 수 있는 특이사항이 있는지 확인한다 답변의 의의, 정보, 출처, 홍보 전략을 설명한다

본론이 갖는 취지에 대한 설명
ex1. 여러분의 의견을 바탕으로 당 부서에서 최종안을 작성하고, 다음 달에 열리는 부서 전체 회의에 회부해 승인을 얻고자 합니다.
ex2. 본 안건을 시작으로 귀사의 니즈에 더욱 부응하는 상세하고 알찬 내용으로 행사를 기획해드리고 싶습니다.

본론의 출처 밝히기
ex1. 이 보고 내용은 제품 X의 단골 고객 OO명을 대상으로 실시한 설문조사에 근거했다.

 

 

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도입부 작성 시 유의점

• 도입부는 본론에 대한 머리말이다.
  중요한 본론이 나오기 전 도입부에서는 커뮤니케이션의 전체 모습을 파악하기 쉬운 흐름으로 배열한다.
  주제, 주제 설정의 배경, 기대하는 반응, 반응을 취할 때의 이점 등을 서술한 뒤 필요한 내용을 추가한다.

• 적당한 분량이어야 한다.
  내용이 너무 길면 본론에 들어서기도 전에 지칠 수 있다.

 

 

출처: <로지컬라이팅>, 비즈니스북스

 

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